Privacyverklaring AetA

Privacyverklaring van Genootschap Architectura et Amicitia (versie 26.02 d.d. 5 maart 2026)

Dit is de privacyverklaring van het Genootschap Architectura et Amicitia (AetA), gevestigd in Nederland, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40533909, hierna te noemen ‘de vereniging’.

Als je onze website bezoekt, informatie aanvraagt via onze website en/of je bij ons aanmeldt als lid, dan registreren wij persoonsgegevens van jou. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en zijn zorgvuldig met de verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring lees je hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Deze verklaring is alleen van toepassing op de persoonsgegevens die onder verantwoordelijkheid van de vereniging worden verwerkt.

Wanneer je vragen hebt over deze privacyverklaring of een klacht hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan dan kun je contact opnemen met de secretaris van de vereniging middels secretaris@aeta.nl.

Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Elk gegeven waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd is een persoonsgegeven. Het kan gaan om bijvoorbeeld je naam, contactgegevens en elk ander gegeven dat aan jou gekoppeld is of kan worden, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, inlogcode, bankgegevens, voedselbeperkingen, I.C.E. gegevens, etc. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die binnen de (digitale) omgeving van de vereniging worden opgeslagen. Dit houdt in dat de vereniging de doeleinden en de middelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die onder het beheer van de vereniging vallen zelf bepaalt en dat de vereniging verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving.

Waarom en waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

De vereniging verwerkt jouw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Wij verwerken alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens en wanneer wij daarvoor een geldige grondslag hebben (zie onder “waarom mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken”).

De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging:

• het aanmaken en beheren van een gebruikersaccount
• het mogelijk maken van een passwordless login (inloggen via een beveiligde e-mail),
• het beveiligen en technisch functioneren van de website,
• het analyseren van anoniem gebruik van de website om deze te verbeteren,
• om je informatie te sturen en om contact met je te kunnen opnemen,
• voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten en het doen van aanbiedingen,
• voor het uitvoeren van onderzoeken en het afhandelen van klachten en/of complimenten.

Je persoonsgegevens kunnen voor de voornoemde doeleinden worden uitgewisseld met of ter beschikking worden gesteld aan leden en/of functionarissen die daarmee door het bestuur zijn belast.

Daarnaast gebruiken wij jouw persoonsgegevens om je te informeren over onze activiteiten, voor relatiebeheer (zoals ledenlijst) en voor activiteiten om ons ledenbestand (van beoefenaren van of zij die zich bekwamen in de architectuur, stedenbouwkunde, tuin- en landschapskunde en de gebonden kunsten alsmede zij die naar het oordeel van het bestuur op grond van verrichte werkzaamheden of andere verdienste op een of meer van deze vakgebieden hiervoor in aanmerking komen) te vergroten. Hierbij trachten wij rekening te houden met jouw voorkeuren. Als je geen prijs meer stelt op informatie van de vereniging, dan kun jij je hiervoor uitschrijven. Dit doe je door dit aan te geven in het ledenportal (onder privacy, wijzigen toestemming).

Waarom mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Volgens de wetgeving, in het bijzonder de AVG, mag de vereniging alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. De vereniging hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

1. na aanmelding van degene van wie wij persoonsgegevens verwerken,
2. in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst,
3. om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving),
4. in verband met de gerechtvaardigde belangen van de vereniging, waarbij de vereniging erop let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is.

Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in geval van:

• het maken van statistieken,
• het verzorgen en verbeteren van de website,
• het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan,
• de uitoefening en de verdediging van de rechten van de vereniging, bijvoorbeeld bij geschillen.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. De vereniging heeft met inachtneming hiervan voor de verschillende verwerkingen van persoonsgegevens bewaartermijnen vastgesteld. Na verloop van de termijn worden de gegevens verwijderd. Het overzicht van de bewaartermijnen van onze verschillende verwerkingen zijn opgenomen in de bijlage van deze privacyverklaring (zie helemaal onderaan).

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Als je lid wordt van de vereniging alsook bij het aanmelden voor een activiteit beschikt de vereniging over bepaalde persoonsgegevens zoals je naam, adres, leeftijd, foto, telefoonnummer en e-mailadres. Ook door de deelname aan een activiteit kunnen we persoonsgegevens van jou krijgen. Denk hierbij aan foto’s en video’s.

Beeldmateriaal

Tijdens alle door de vereniging georganiseerde activiteiten mogen/kunnen foto’s en video opnames gemaakt worden door leden en/of introducees voor eigen gebruik. Voor de verslaglegging wordt hiervan soms gebruik gemaakt. Daar beeldmateriaal onder persoonsgegevens kunnen vallen, werken we met een algemene toestemmingsbepaling. Bij je aanmelding als lid wordt via het aanmeldingsformulier eenmalig hiervoor je toestemming gevraagd.

Opnames welke gemaakt zijn tijdens activiteiten blijven eigendom van de vereniging en mogen niet zonder toestemming van het bestuur worden verspreid of verveelvoudigd. De vereniging draagt verantwoordelijkheid voor de foto’s en video’s die geplaatst worden op de eigen website, PLAKKAAT en eigen social media.

Het intrekken van deze toestemming kan altijd (evenals opnieuw toestemming geven). Dit doe je door dit aan te geven in het ledenportal (onder privacy, wijzigen toestemming).

Nieuwsbrief

Ieder lid ontvangt PLAKKAAT, de (digitale) nieuwsbrief van de vereniging. Via de nieuwsbrief houden we je op de hoogte van de activiteiten en ander nieuws van onze vereniging. Je e-mailadres wordt automatisch aan de verzendlijst van de nieuwsbrief toegevoegd. Afmelden voor de nieuwsbrief kan je doen via het ledenportal.

Telefoonnummer

Bij je aanmelding als lid wordt via het aanmeldingsformulier geef je wel of geen toestemming van het opnemen van je telefoonnummer in excursie studiereisgidsen van de vereniging. Wijziging hiervan kan je doen via het ledenportal (onder privacy, wijzigen toestemming).

Cookies

Wij gebruiken alleen functionele en technisch noodzakelijke cookies, zoals:

• cookies voor sessies en beveiliging,

We plaatsen geen tracking of marketingcookies van derden.

Aan wie verstrekken wij jouw persoonsgegevens?

1. Het doorgeven en ontvangen van gegevens

Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor ons een ICT oplossing aanbieden, zoals voor onze ledenadministratie, of voor de organisatie rondom activiteiten. Voor zover er geen sprake is van jouw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

2. Geen commercieel gebruik

De vereniging zal jouw persoonsgegevens zonder jouw toestemming niet verkopen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. Wanneer het gaat om het verstrekken van ledengegevens aan onze partners (voor het doen van een aanbieding speciaal voor onze leden), geldt dat we dit uitsluitend doen na hiervoor vooraf van jou verkregen toestemming. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

Beveiliging

De vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. We leggen derden die worden ingeschakeld bij het beheer van de ledenadministratie contractueel de verplichting op om de vertrouwelijkheid van je gegevens te respecteren.

Hosting en servers
Zowel onze website (draait op WordPress.com) als onze ledenadministratie (draait op Conscribo.nl) worden gehost op servers binnen de Europese Unie.

WordPress.com en Conscribo.nl treden op als verwerker en verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de AVG en geldende verwerkersovereenkomsten.

Wij delen persoonsgegevens niet met andere derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Inzage, verwijderen en wijzigen: wat zijn jouw privacy rechten?

Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen en daarnaast kun je vragen om overdracht van jouw gegevens. Tenslotte kun je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens.
Indien de verwerking van jouw gegevens berust op toestemming, dan kun je deze te allen tijde intrekken. Je kunt jouw schriftelijke verzoeken dan wel vragen met betrekking tot privacy gerelateerde zaken sturen aan onze secretaris, Loes Thijssen, secretaris@aeta.nl. Je ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.

Je hebt daarnaast he recht een klacht in te dienen over het gebruik van je gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wil je meer weten over de wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens? Kijk op wetten.overheid.nl.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig de Privacyverklaring voor de laatste versie van ons privacy beleid.

Vragen?

Als je nog vragen hebt over onze privacyverklaring, neem dan contact op met ons via https://www.aeta.nl/contact of door te mailen naar secretaris@aeta.nl.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 5 maart 2026.

Bijlage: overzicht bewaartermijnen

* Na einde (laatste) activiteit

** Financiële gegevens 7 jaar